Per realizzare il modello SGML della Guida generale degli Archivi di Stato si è resa necessaria un'accurata analisi dei volumi editi, finalizzata all'individuazione delle strutture informative e dei blocchi di informazione distribuiti in tali strutture.

Scopo dell'opera è quello di elencare il posseduto di ogni Archivio di Stato e delle sue sezioni distaccate classificandolo secondo criteri in parte cronologici in parte tipologico- istituzionali.

Ogni volume è dunque costituito da una successione di "capitoli" dedicati ciascuno ad un Archivio di Stato, preceduti da parti introduttive e funzionali alla comprensione dell'opera nel suo insieme.

Il fondo rappresenta l'unità informativa fondamentale nell'organizzazione di ogni voce archivio; i fondi tuttavia non vengono inseriti in un semplice elenco, bensì sono distribuiti in strutturazioni gerarchiche di tipo istituzionale o tipologico a loro volta distribuite in partizioni cronologiche (Parti I, II) o tipologiche (Parte III). Un sistema di rinvii interni risolve il problema di fondi appartenenti a più partizioni.

L'elemento Istituto si articola in una partizione tipologica chiamata Diplomatico, seguita da due partizioni cronologiche che raccolgono:
la Parte.I i fondi costituiti prima della nascita dello Stato italiano,
la Parte.II i fondi costituiti dopo l'unità d'Italia.
Chiude la descrizione del posseduto di un Istituto una partizione nuovamente tipologica, la Parte.III, che raccoglie tutti i fondi non inseribili nelle parti I e II.

La o le eventuali Sezioni distaccate vengono introdotte dopo la Parte.III e presentano la medesima organizzazione interna dell'Istituto .

Le partizioni hanno una organizzazione interna diversa ed è per questa ragione che sono definite ciascuna come un elemento. 

Tutte le partizioni sono introdotte da un Titolo e dal meta-elemento Introduzione che riunisce tre elementi facoltativi, ma organizzati in una sequenza obbligatoria: Nota.storica, Nota.archivistica, Bibliografia . Nei volumi a stampa i titoli presentano caratteristiche tipografiche diverse funzionali alla comprensione del tipo di partizione che introducono.

Partizioni Cronologiche e Tipologiche

L'elemento Diplomatico contiene normalmente fondi, talvolta riuniti in strutturazioni di tipo istituzionale o geografico. È introdotto da un titolo in caratteri maiuscoletti, allineato a destra.

L'elemento Parte.I si articola in uno o più periodi; in alcuni casi eccezionali i fondi sono stati introdotti direttamente sotto il titolo della Parte I.

L'elemento Periodo fa parte a sua volta delle partizioni cronologiche come l'elemento Sottoperiodo ad esso subordinato. I due livelli di partizioni non sono sempre obbligatori; il livello sottoperiodo può trovarsi allineato con strutturazioni di vario tipo.

Periodo e sottoperiodo sono introdotti da un titolo in grassetto, allineato a destra; per il titolo di sottoperiodo viene usato un carattere più piccolo di un punto tipografico.

L'elemento Parte.II contiene generalmente un elenco di fondi; in casi eccezionali si può trovare al suo interno una strutturazione di tipo istituzionale.

L'elemento Parte.III si articola in strutturazioni tipologiche chiamate categorie.

Le partizioni sono elementi dal contenuto più o meno complesso. Possono contenere direttamente elenchi di fondi, ma in molti casi presentano un'organizzazione in sezioni gerarchiche..

Strutturazioni gerarchiche

I fondi possono essere distribuiti in strutturazioni gerarchiche basate sulla medesima provenienza istituzionale o semplicemente geografica, o infine su analogie tipologiche.

In alcuni casi l'aggregazione di più fondi in un medesimo gruppo risponde a motivazioni complesse non riassumibili in un titolo; questo tipo di strutturazione corrisponde ad un Cappello. che può articolarsi in nota storica, nota archivistica e bibliografia seguite da fondi non necessariamente collegati in maniera organica.
 
 

Strutturazioni istituzionali

Le strutturazioni gerarchiche denominate II.livello e I.livello comprendono fondi archivistici riconducibili ad una stessa istituzione o ad un'unica provenienza. Nei volumi a stampa queste sezioni sono introdotte da un titolo
in caratteri maiuscoli e centrato (II.livello) o
in caratteri maiuscoletti e allineato a sinistra (I.livello).

Il titolo può essere seguito dal meta-elemento Introduzione.

Un Ministero dello Stato costituisce ad esempio un'aggregazione di II.livello; le aggregazioni di I.livello contenute possono essere elencate in vario ordine sullo stesso piano gerarchico di fondi riconducibili direttamente all'istituzione principale (per esempio al Ministero).

Un Comune costituisce ad esempio un'aggregazione di I.livello; in genere contiene semplicemente un elenco di fondi ma in qualche caso può contenere un sottoinsieme di fondi definito Raggruppamento.fondi

Il Raggruppamento.fondi costituisce un insieme di fondi riuniti in base a diversi criteri:
ad esempio fondi che hanno in comune il tipo di provenienza istituzionale; non dunque la stessa istituzione, bensì istituzioni della stessa natura.

Vol. IV, 1283:
<RAGGRUPPAMENTO.FONDI> <TITOLO>Carte provenienti dagli istituti ospedalieri </TITOLO> ..

o ancora fondi prodotti nell'ambito di strutture amministrative note:

Vol. IV, 129:
<RAGGRUPPAMENTO.FONDI> <TITOLO>Provincia superiore senese</TITOLO> ...

Il Raggruppamento.fondi è introdotto da un titolo rientrato, nello stesso corpo tipografico del testo.

Strutturazioni tipologiche

La categoria costituisce una classe tipologica. Sono categorie ad esempio gli "Archivi Notarili" o le "Corporazioni Religiose". Ogni categoria è introdotta da un titolo in caratteri maiuscoletti, allineato a sinistra.

Una categoria può contenere una sorta di sottoclasse denominata sottocategoria introdotta da un titolo in caratteri maiuscoletti più piccoli di un punto tipografico rispetto al titolo di categoria.

La maggior parte delle categorie contengono semplicemente un elenco di fondi ma la dichiarazione di questo elemento consente l'introduzione di altre strutturazioni.

Strutturazioni geografiche/istituzionali

L'elemento Localita-ente costituisce una strutturazione apparente nel senso che l'etichetta costituita dal nome di località o, in qualche caso, di ente, fa in realtà parte della denominazione dei fondi che introduce.

L'elemento Localita-ente si configura come un paragrafo unico introdotto dal nome della località o dell'ente in caratteri maiuscoletti con iniziale maiuscola. Comprende fondi prodotti nella stessa località geografica. Nel caso dell'Archivio di Stato di Roma si tratta di fondi prodotti dal medesimo ordine religioso.

Vol. IV, 27
<LOCALITA-ENTE> <NOME> Salerno </NOME> <FONDO> <NOME> Monastero di S. Giorgio, </NOME> <INTEGRAZIONE> benedettine cassinesi </INTEGRAZIONE> <CONSISTENZA> bb. 16</CONSISTENZA> <DATA>(1419-1818);</DATA> <CONSISTENZA>pergg. 76</CONSISTENZA> <DATA>(982-1698: secc. X 2, XI 7, XII 7, XIII 10, XIV-XVII 50).</DATA> </FONDO> <FONDO> .....
</LOCALITA-ENTE>

Più elementi Localita-ente possono essere riuniti in una sezione chiamata Raggruppamento.localita-ente in base, ad esempio, alla provincia di appartenenza. Il raggruppamento è introdotto da un titolo rientrato nello stesso corpo tipografico del testo.

Descrizione dei fondi

Il fondo rappresenta l'elemento di base nella descrizione del posseduto di ogni Archivio di Stato. Non esistono fondi su livelli gerarchici diversi, tuttavia ci sono casi in cui i fondi possono essere accorpati per semplificare la lettura del testo. I cosiddetti Fondi.accorpati hanno in comune solamente parte della denominazione ed eventuali osservazioni di carattere generale che vengono introdotte come Nota.archivistica dell'elemento Fondi.accorpati.

Un fondo viene descritto attraverso una serie di informazioni in rigida successione:
Il nome, o i nomi se il fondo ha cambiato denominazione nel corso del tempo insieme all'istituzione da cui trae origine, costituiscono l'elemento che introduce la descrizione, riconoscibile dall'uso di una spaziatura maggiore tra i caratteri; il nome può essere completato da una integrazione ed è in genere seguito dalla determinazione della consistenza del fondo, dei suoi estremi cronologici o data e dalla disponibilità eventuale di strumenti di corredo predisposti per la sua consultazione (Inventari, guide, elenchi di consistenza, etc.).

Questi ultimi tre elementi possono ripetersi nei casi in cui sono stati introdotti in modo più dettagliato estremi cronologici per parti distinte dei materiali costituenti il fondo.

Es. (vol. IV, p. 202)
<FONDO> <NOME> S e r g a r d i B i r i n g u c c i e S p a n n o c c h i, </NOME> <CONSISTENZA>regg. e bb. 364</CONSISTENZA> <DATA>(1385-1939);</DATA> <CONSISTENZA>pergg. 172</CONSISTENZA> <DATA>(1315-1821: secc. XIV 6, XV 55, XVI 88, XVII 8, XVIII 15).</DATA> <STRUMENTI> Inventario 1962-1970.</STRUMENTI>

Una nota storica (Nota.storica), una nota archivistica (Nota.archivistica) e la bibliografia (Bibl) possono completare le informazioni disponibili sul fondo.

Il fondo può presentare anche un'articolazione maggiore nei casi in cui sono note le serie che lo costituiscono.

Le serie possono essere riunite in gruppi (raggruppamento.serie) sotto un titolo comune; osservazioni generali possono trovare posto in questa sede come nota archivistica relativa al raggruppamento.

Ogni serie viene descritta attraverso informazioni in rigida successione:
 

Il nome, posto tra uncinate, costituisce l'elemento che introduce la descrizione; il nome è in genere seguito dagli estremi cronologici della serie o data, dalla determinazione della sua consistenza e dalla disponibilità eventuale di strumenti di corredo predisposti per la sua consultazione (Inventari, guide, elenchi di consistenza, etc.).

Una nota storica (Nota.St) e una nota archivistica (Nota.arc) possono completare le informazioni disponibili sulla serie.

Es. (vol. IV, p. 202) <RAGGRUPPAMENTO.SERIE> <NOME> Sergardi </NOME>
<SERIE> <NOME> Contratti, Carteggio e memorie</NOME> <DATA>1385 - sec. XVIII;</DATA> <CONSISTENZA>bb. 50</CONSISTENZA> </SERIE> <SERIE> <NOME> Documenti storico-letterari</NOME> <DATA> sec. XVII-XVIII;</DATA>< CONSISTENZA>bb. 2</CONSISTENZA> </SERIE>
</RAGGRUPPAMENTO.SERIE>
<RAGGRUPPAMENTO.SERIE> <NOME> Biringucci</NOME>
<SERIE> .....

In alcuni casi vengono anche dichiarati i nomi delle sottoserie in un paragrafo unico.

Es. (vol. IV, p. 552) <SERIE> <NOME> Sezione protocollo e affari generali </NOME> <DATA> 1851-1860;</DATA>&gl; <CONSISTENZA> pacchi 75, mazzi 6, voll. e regg. 19. </CONSISTENZA> <STRUMENTI> Elenchi di versamento</STRUMENTI>
<NOTA.STORICA>Affari confidenziali o riservati...</NOTA.STORICA>
<SOTTOSERIE>Affari confidenziali 1854-1860, mazzi 6. Affari generali 1855-1860, pacchi 69. Ordini del giorno 1853-1860, vol. 1. Stati caratteristici del corpo di intendenza militare 1852-1858, pacchi 6......</SOTTOSERIE> </SERIE>

Inclusive Elements nella DTD per la Guida

Il modello della Guida generale degli Archivi di Stato è stato costruito sulla base delle strutture interne costituenti il documento. Si è data pertanto preferenza ad una gerarchia che descrivesse l'organizzazione interna delle informazioni.

L'altra gerarchia possibile è quella che descrive il volume in quanto oggetto fisico costituito da pagine contenenti testo, note e numeri di pagina. Di questa seconda gerarchia sono stati tuttavia mantenuti alcuni elementi che necessariamente fuoriescono dall'organizzazione del modello disegnato e che pertanto sono da considerare elementi "inclusive" secondo la sintassi SGML, cioè elementi che possono ricorrere in qualsiasi posizione rispetto al livello gerarchico al quale vengono dichiarati.

La nota contiene solamente testo ma ha un attributo num.nota che conserva il suo numero di sequenza e funziona da link con il Rif.nota (riferimento di nota) inserito nel testo. Il Rif.nota è un elemento vuoto (EMPTY) dotato di un attributo richiamo che deve avere lo stesso valore del num.nota della nota corrispondente.

I due elementi sono stati dichiarati al livello Istituto perché non si possono trovare in altre parti del volume al di fuori della descrizione di un Archivio di Stato.

Il n.pag contiene il numero di pagina del volume. L'elemento è stato dichiarato al livello più alto, quello di volume, perché ricorre su tutte le pagine costituenti il volume.