3. L'impatto delle tecnologie dell'informazione nel lavoro archivistico e di ricerca

È stato spesso sostenuto negli anni passati che poco o nulla veniva innovato nei metodi e, ancor più, a livello teorico dall'introduzione delle TI nel lavoro archivistico: che l'informatica rappresentava un mero strumento, in grado soprattutto di potenziare gli accessi all'informazione archivistica.

Il sempre più largo impiego di strumenti per l'automazione degli archivi storici ha, tuttavia, rinnovato antichi interrogativi e ne ha aperti di nuovi: in alcuni casi ha reso attuali problemi anche di natura teorica finora, quantomeno, sottovalutati, tra i quali la già ricordata questione degli standard descrittivi.

Si è fino ad oggi trattato - come è già stato sottolineato - di modi differenti di intendere l'archivistica che «l'informatizzazione più che creare si limita a portare alla luce», oppure stanno nascendo "sensibilità" e "accentuazioni" diverse collegate all'introduzione di strumenti che richiedono in ogni caso scelte differenti nella destinazione delle risorse?

Molti operatori paventano che l'indirizzamento di investimenti e risorse, umane e finanziarie, verso le TI possa determinare un cambiamento significativo nel lavoro archivistico, a discapito dell'attività di ricerca e di analisi storico-istituzionale: l'enfasi verrebbe decisamente spostata sull'offerta di servizi "visibili" e di immediata fruibilità.

Né può, del resto, essere sufficiente distinguere le funzioni archivistiche da quelle di gestione di un servizio informativo sul contenuto degli archivi, senza aver meglio precisato e sostanziato profili e compiti reciproci.

Molti sono gli aspetti organizzativi e procedurali che l'introduzione di TI può modificare e non sempre tali innovazioni si limitano ad accelerare i tempi di lavoro, senza alterarne la sostanza.

- Le enormi potenzialità informative delle nuove tecnologie in ambito di ricerca possono condurre ad un'accrescita attenzione alla creazione di indici e alla raccolta stessa delle informazioni necessarie a descrivere il fondo.

- Nell'organizzazione delle sale di studio l'impatto delle TI può portare all'introduzione di strumenti conoscitivi nuovi, "più democratici" e, almeno apparentemente più trasparenti perché immediatamente condivisibili, ma anche a volte di minore qualità e spessore informativo e culturale.

- L'esistenza generalizzata - per ora solo ipotizzabile - di tali strumenti potrà limitare il rapporto diretto tra utenti e archivisti.

- L'uso del disco ottico e, quindi, la disponibilità immediata del documento, porterà a nuove forme di consultazione e ricerca, più ricche e veloci, la cui esaustività potrebbe rivelarsi solo una falsa certezza.

- Non si può peraltro tralasciare la considerazione che una corretta e diffusa automazione degli strumenti di ricerca può comportare una revisione degli schemi tradizionali di rapporto con gli utenti

È sicuramente possibile ipotizzare che in un futuro anche ravvicinato gli archivisti saranno costretti a pensare a

- forme nuove per la fruizione delle informazioni archivistiche,

- strumenti di orientamento alla ricerca più complessi,

- forme non tradizionali di organizzazione delle informazioni archivistiche,

la cui stessa prefigurazione è resa possibile dalla diffusione di applicazioni informatiche di facile utilizzo e a costi decrescenti.

Un'altra questione - finora elusa anche a livello internazionale - è quella del rapporto tra ordinamento e inventariazione elettronica. Le norme ISAD sono, ad esempio, riferite ad archivi storici già ordinati. I nuovi strumenti consentono, peraltro e non senza qualche problema, di descrivere prima di ordinare le carte o prescindendo dall'ordinamento materiale. Con riferimento particolare alla programmazione degli interventi, la separazione tra il momento dell'ordinamento e quello della descrizione non può essere senza conseguenze sul lavoro archivistico.

Nella progettazione di interventi di automazione di archivi storici, quindi, un'importanza strategica deve essere assegnata al momento della identificazione e descrizione dei contenuti dell'archivio.

In linea generale va osservato che il ricorso all'informatica deve essere in grado di ampliare le possibilità di descrizione e non costringere questa attività entro vincoli o limiti artificiosamente imposti dallo strumento. Le capacità di ricerca e di accesso alle informazioni continuano a risiedere essenzialmente nella correttezza e nella ricchezza della descrizione oltre che nella capacità di rendere esplicito il contesto e il vincolo archivistico: in tal modo l'enfasi torna in misura decisiva sul contenuto dei fascicoli e dei documenti, sulla capacità e sulla possibilità di descriverli e di definirne i legami gerarchici.

L'uso di TI comporta, senza dubbio, un'accentuazione dell'importanza e della centralità dei contenuti; da qui derivano due tipi di conseguenze, che possono determinare una ricaduta sulle modalità stesse del lavoro e, per questa via, fare ipotizzare un'evoluzione del profilo professionale degli operatori e del rapporto tra archivisti e fruitori:

va considerato possibile che il contenuto informativo di una banca dati siffatta debba crescere attraverso apporti stratificati nel tempo di soggetti diversi, opportunamente recepiti e trattati: nella fase di progettazione e di successivo sviluppo del sistema sono state quindi previste procedure acquisitive, attraverso cui realizzare questo progressivo arricchimento;

è altresì ipotizzabile che alla struttura organizzativa della documentazione possano essere affiancati nuovi e diversi percorsi di lettura e di navigazione, che vengano definiti sulla base di questa massa informativa messa a disposizione dal sistema.

I contenuti del progetto

La progettazione dell'intervento avviato sull'Archivio storico Iri ha evidenziato la necessità di individuare le diverse attività e gli specifici domini funzionali concorrenti alla sua realizzazione e le loro reciproche interazioni.

Il progetto Asei è stato, quindi, articolato in tre fasi operative corrispondenti a tre particolari ambiti funzionali e finalizzate a tre obiettivi specifici

obiettivo: definizione del modello e sviluppo delle procedure

attività:

- analisi della documentazione e degli strumenti di corredo esistenti

- individuazione degli obiettivi, delle caratteristiche del sistema informativo e delle procedure di trattamento informatico

- definizione dell'architettura generale della base dati, delle funzionalità di caricamento, gestione e ricerca

- disegno della struttura della base dati e delle caratteristiche dei dati informativi

strategia:

- integrazione delle competenze di disegno tra soggetti diversi

- definizione delle specifiche operative e procedurali

- modifica delle funzionalità software

obiettivo: realizzazione dell'archivio elettronico

attività:

- controllo e verifica degli strumenti di corredo esistenti

- individuazione e descrizione della struttura gerarchica della documentazione secondo l'attuale ordinamento

- schedatura analitica e acquisizione della documentazione su

memoria ottica secondo l'attuale organizzazione fisica delle carte, quale risulta dagli elenchi di versamento della documentazione all'ACS

- riordinamento e inventariazione

strategia:

- accesso a livelli di analiticità variabili a seconda della documentazione trattata: ad ogni livello della scala gerarchica è possibile collegare le immagini correlate - un singolo documento o un insieme di documenti

obiettivo: arricchimento della base informativa

attività:

- integrazione dei contenuti informativi connessi alla banca dati

- sviluppo di accessi specializzati (i.e.: tesauri società) e legami associativi della documentazione analizzata

- integrazione della banca dati con apporti documentali aggiuntivi

- integrazione tra fonti documentarie diverse

strategia:

- avvio di collaborazioni con strutture specializzate esterne

- utilizzo di strumenti di navigazione ipertestuale, per la creazione di legami "soggettivi" fra i documenti, basati su percorsi logici individuati e selezionati dall'utente: queste "mappe logiche" attraverso l'archivio sono indipendenti dal contenuto informativo della scheda; possono, quindi, essere o meno interiorizzate dal sistema e fornite ai successivi utenti come struttura di relazioni aggiuntive e specializzate della banca dati

- sistemi di navigazione da e verso banche dati correlate: società e impianti, persone, competenze e funzioni

Le tre fasi ora descritte non devono intendersi rigidamente separate temporalmente tra di loro. Nella seconda metà del 1993 è iniziata la fase di caricamento della documentazione, ma è allo stesso tempo proseguita l'attività di verifica, integrazione e sviluppo del sistema software e della struttura informativa. E' stata inoltre realizzata, a scopo sperimentale, una descrizione analitica delle serie dei verbali del Consiglio di amministrazione della Sezione finanziamenti industriali e della Sezione smobilizzi dell'Iri.