I. Comunicabilità e integrazione delle informazioni archivistiche

Un'attenzione sempre crescente viene dedicata dagli archivisti a livello internazionale, ma anche nelle specifiche situazioni nazionali al problema della normalizzazione in materia di descrizione. Lo sviluppo di queste tematiche è senza dubbio il frutto dell'impatto ormai rilevante delle tecnologie informatiche (TI) nel trattamento delle informazioni archivistiche e delle attese non più eludibili di un servizio efficiente agli utenti in materia di informazione e conoscenza della struttura e dei contenuti dei fondi che si conservano negli Archivi di Stato e negli archivi storici di molte istituzioni pubbliche e private.

L'esigenza di individuare e definire nuove e più cogenti norme comuni di descrizione è venuta, soprattutto, da quei paesi nei quali la tradizione archivistica sembra avere ancora il bisogno di fondare più solidamente le proprie basi teoriche e il proprio statuto scientifico rispetto a professioni più forti che hanno spesso occupato il settore di intervento degli archivisti, in particolare in materia di archivi privati. È, senza dubbio, il caso del Nordamerica e, in generale, dei paesi di lingua anglosassone. L'esigenza di verificare i propri metodi in un momento di trasformazione dovuta in primo luogo alla sfida tecnologica, è comunque avvertita, forse più di quanto esplicitamente ammesso, anche nei paesi di consolidata tradizione archivistica e rende questi processi meritevoli di essere indagati.

Gli standard descrittivi come strumento di affermazione di principi comuni

Norme, o meglio regole di descrizione sono sempre esistite nel lavoro archivistico, anche se spesso a livello di convenzioni non scritte, linee guida e manuali di archivistica. Si è spesso trattato di indicazioni predisposte per obiettivi particolari, come nel caso delle regole redazionali previste da una circolare dell'amministrazione archivistica italiana del 1966 per la pubblicazione degli inventari e degli strumenti di ricerca. In quell'occasione non ci si limitò a norme di natura meramente editoriale, poichè furono definite in sintesi regole generali per la presentazione degli strumenti di ricerca che facevano riferimento - e, in molti casi, eplicitavano - i principi e il metodo che presiedono al lavoro archivistico di descrizione. Anche la Guida generale degli Archivi di Stato - per restare ancora a un'esperienza italiana - è stata un'occasione preziosissima per ricostruire la complessa mappa dei fondi esistenti all'interno degli istituti archivistici dello Stato e per fornire un modello - tutt'oggi non superato per la coerenza e l'ampiezza del progetto - di descrizione delle strutture e delle gerarchie archivistiche secondo norme comuni.

La proposta di lavoro dell'International Council on Archives

A livello internazionale, il primo risultato concreto, dopo il lavoro di Cook-Procter e dell'associazione archivistica canadese, è stata la decisione dell'International Council on Archives di dar vita, un paio di anni fa, ad una Ad Hoc Commission on Descriptive Standards incaricata di redigere criteri di base per la descrizione archivistica, che ha cominciato i suoi lavori dall'enunciazione di principi comuni di guida dell'attività di descrizione. Le istanze di partenza sono piuttosto definite e circoscritte: il bisogno di cooperare e di condividere le informazioni sui fondi documentari da un lato, l'esigenza di diminuire i costi e di essere più efficaci nella produzione di strumenti di ricerca coerenti e comprensibili dall'altro. Metodi di descrizione normalizzati - ha scritto recentemente il canadese Kent Haworth - costituiscono una "grammatica" specializzata, che prescrive descrizioni strutturate, utilizzando tuttavia formati flessibili da comporre secondo la natura di ogni singolo fondo, cui vanno aggiunte la definizione di aree e di elementi di descrizione e opportune norme redazionali.

In Italia si stanno ora delineando sulla questione posizioni che sembrano nettamente divaricanti, su alcuni nodi centrali in particolare, tra chi si fa portavoce della sostanziale irriducibilità degli archivi, per la loro specificità, a schemi e formati predefiniti e chi, invece, riconosce possibile e auspicabile indentificare a priori per la descrizione archivistica strutture confrontabili, riconoscibili e, quindi, comunicabili. Le due posizioni sembrano, per il momento, presentare pochi elementi comuni: l'opportunità di un linguaggio comune e di criteri di rilevazione più omogenei; esigenza, del resto, da sempre avvertita, anche se mai concretamente perseguita nel lavoro di inventariazione.

Da un lato si pone l'accento sul carattere tutt'altro che strumentale degli inventari e si distingue nettamente la disciplina archivistica dalla «gestione di in servizio informativo sul contenuto degli archivi».

Dall'altro si ribadiscono le esigenze di raggiungere obiettivi di distribuzione e condivisione capillare dell'informazione archivistica, secondo l'esempio degli strumenti utilizzati per la diffusione della conoscenza bibliografica.

Sono possibili soluzioni flessibili o bisogna accettare la logica della divaricazione e dell'alternativa?

Si possono ipotizzare norme e parametri comuni per descrivere i fondi d'archivio in grado di dar conto della complessità storica del patrimonio documentario?

Le norme proposte dall'ICA rappresentano una possibile base di partenza per l'individuazione di una griglia descrittiva e di un concreto apparato di norme condivisibili?

Quali sono gli strumenti operativi e le strade percorribili per affrontare il problema del trattamento automatico di questo genere di informazioni?

La metodologia di lavoro

L'ancoraggio a standard descrittivi generali rappresenta una delle scelte fondanti di questo progetto. Questa, ancor prima di essere un'esigenza «imposta» dal ricorso al mezzo informatico, rappresenta un'opzione fondamentale in rapporto al problema dell'accesso alle informazioni e della corretta rilevazione dei dati informativi.

In questa accezione il problema degli standard precede quello degli strumenti informatici: esso attiene non tanto all'identificazione di schemi o norme rigidi - se non addirittura, di un sistema di tabelle e codici - quanto alla definizione di criteri generali di schedatura e descrizione, di regole organizzative che possano servire da quadro di riferimento.

In accordo con queste premesse si è, quindi, inteso definire in via preliminare uno schema generale di riferimento della struttura informativa da adottare, derivandolo dalle proposte di standard descrittivi attualmente in uso.

In assenza sia di uno standard di fatto che di un'intesa esplicita e definita su un complesso di regole generali, sono state prese in considerazione quattro specifiche proposte:

MAD - Michael Cook & Margaret Procter, Manual of Archival Description, Gower, Aldershot, 1992, second edition

RAD - Bureau of Canadian Archivists, Rules of Archival Description, Ottawa, 1990-1991

ISAD(G) - International Council on Archives, General International Standard Archival Description, Ottawa-Madrid, 1992

ANAGRAFE - Ufficio centrale per i beni archivistici, Standard di descrizione e di rilevazione per l'anagrafe degli archivi italiani, Roma, 1992

Le prime tre proposte hanno una struttura largamente omogenea e sono finalizzate a definire regole di descrizione indipendentemente dal mezzo di gestione utilizzato (informatico o tradizionale). Il Progetto Anagrafe segue una metodologia parzialmente diversa e propone una struttura informativa più analitica, funzionale ad una specifica applicazione informatica.

Principio di base generalmente accettato è quello della multilevel description: ogni unità è rappresentata da una descrizione specifica e dalle descrizioni delle parti che la compongono, collegate gerarchicamente; la struttura informativa è articolata in aree di informazione e in elementi descrittivi generali, validi per tutti i livelli della scala gerarchica. ISAD(G) definisce quattro regole generali della multilevel description:

RAD e ISAD(G) prevedono quattro livelli gerarchici di descrizione:

MAD propone una struttura gerarchica più ampia, definendo due livelli superiori a quelli ora descritti, in grado di censire e descrivere oltre che i singoli fondi archivistici anche i complessi di conservazione e organizzazione dei fondi archivistici

ANAGRAFE propone 3 tipologie di schede informative che coprono l'intera struttura gerarchica come prima definita:

Tutte le proposte esaminate contemplano la possibilità dell'esistenza di livelli gerarchici intermedi nel modello generale.

Il modello descrittivo

Lo schema generale definito per il progetto Asei deriva strettamente dai principi esposti in precedenza e cerca di garantire una piena compatibilità con gli standard richiamati.

Asei adotta una struttura organizzativa basata su una scala gerarchica di sei livelli e una struttura informativa articolata in quattro aree descrittive.

0. Depositario

1. Sezione

2. Fondo

3. Serie

4. Fascicolo

5. Pezzo

Area di identificazione

Area di informazioni archivistiche

Area di descrizione estrinseca

Area di contenuto

Ad ogni livello corrisponde un modello o struttura informativa specifica; ma tutti i livelli condividono l'area di identificazione secondo una struttura comune.

Ogni singolo livello della struttura gerarchica può avere un numero variabile e non predefinito di sottolivelli. Tutte le schede di uno stesso livello hanno la stessa struttura informativa.

Non è necessario che in una base dati o in ogni singolo ramo di un archivio siano presenti obbligatoriamente tutti i sei gradini di questa struttura.

La struttura informativa

Ogni area informativa delle schede di descrizione è a sua volta suddivisa in zone e articolata in un numero variabile di campi o insieme di campi, che possono essere presenti in una o più tipologie di record. I contenuti dei diversi campi descrittivi, pur presenti in posizioni e con caratteristiche diverse nelle varie tabelle del database, sono comunque strettamente incorporati nella struttura informativa generale.

Da questo schema di riferimento sono state derivate strutture informative comparabili per le diverse tipologie descrittive e per le varie funzioni e attività connesse al trattamento e all'uso di questi aggregati documentari:

1. inserimento controllato e specializzato delle informazioni, attraverso maschere specifiche per le singole tipologie di oggetti;

2. ricerca guidata all'intera banca dati indipendentemente dalla posizione delle informazioni nelle diverse schede;

3. esportazione dei dati informativi in formato descrittivo standard.