La informatizzazione della Guida ai fondi degli Archivi di Stato italiani è stata realizzata, come descritto dettagliatamente altrove, attraverso la segmentazione del testo in unità informative appartenenti a varie tipologie (nella terminologia dei sistemi DataBase tabelle o tipi record) tra loro collegati in una struttura gerarchica.

La modalità più immediata di accesso a questa versione informatica della Guida è lo scorrimento della sua struttura informativa gerarchica, analogamente a come si opererebbe sui volumi a stampa, partendo dalla scelta di uno specifico Archivio di stato o Sezione,arrivando poi, attraverso la consultazione dell' albero-sommario, ad individuare le partizioni storiche o tipologiche corrispondenti ai propri interessi, e proseguendo in questa selezione progressiva attraverso le eventuali strutturazioni fino all'unità   informativa desiderata (fondo o serie).

Unitamente a questa tipologia di consultazione, che si consiglia vivamente onde acquisire familiarità con la struttura informativa della Guida, vengono offerte tre modalità di ricerca che si propongono di corrispondere esaurientemente alle diverse esigenze dei potenziali fruitori della Guida on-line, cui si offre la possibilità di muoversi nel sistema attraverso l'indicazione di precisi termini ovunque presenti nel testo (RICERCA PER PAROLA), oppure richiedendone la presenza in relazione a campi precisati (RICERCA GUIDATA), o, infine, inserendo termini o frasi di ricerca più elaborate (booleane) opzionalmente circoscrivibili a contesti predefiniti (RICERCA AVANZATA).

N.B. Nella presente Guida on-line le Sezioni di Biella, Prato, Rimini, Verbania e Vibo Valentia, divenute Archivi di Stato a seguito dell'istituzione delle nuove province, vengono descritte all'interno dei rispettivi Archivi di Stato di appartenenza all'epoca della redazione dei volumi (Vercelli, Firenze, Forlì, Novara, Catanzaro).

 
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