Il fine che che ci proponiamo è quello di effettuare una ricognizione dei risultati effettivamente raggiunti con la pubblicazione dei quattro volumi della Guida generale e allo stesso tempo di proporre all'Amministrazione archivistica nuove strade da seguire in tema di strumenti di ricerca.
La Guida infatti continua. In primo luogo con l'avvio della pubblicazione del V volume, di cui parlerà più ampiamente Piero D'Angiolini. In secondo luogo con ulteriori lavori che promanano da essa, dal suo insegnamento, che ormai è diventato un punto di riferimento costante per tutti gli operatori di archivi storici, siano essi statali che di altri enti pubblici o privati.
Altro problema che l'Amministrazione ha il dovere di risolvere è quello di amalgamare tra di loro i diversi lavori posti in essere in questi ultimi anni. Mi riferisco in particolare all'informatizzazione, che non può totalmente prescindere dalla Guida generale la quale, come ho avuto modo di dire in un precedente incontro, sembra porsi a volte come un ingombrante monumento sulla strada di altre iniziative.
Anche su un piano più scientifico è mancato finora un effettivo dibattito sulla portata e in ultima analisi sulla bontà di un'operazione che ha coinvolto più di una generazione di archivisti. Abbiamo notato infatti che non sono molti gli interventi sul tema. A questo proposito voglio sottolineare che un puntuale studio della Guida è stato eseguito da Elio Lodolini, che sento qui il dovere di ringraziare in quanto ci fornisce le indicazioni di fondo necessarie all'avvio di un dibattito e che, in ultima analisi, esprime un giudizio positivo sull'opera nel suo complesso.
Si chiede pertanto agli archivisti di volersi esprimere sul significato della Guida, sul suo utilizzo e sui problemi che essa comporta nei lavori d'archivio.
Ancora, ci è sembrato utile chiedere ai ricercatori, agli utenti che frequentano le nostre sale di studio, il loro parere non tanto sul lavoro in sé, quanto sull'utilità che la Guida riveste per la ricerca storica.
Sarebbe stato giusto parlare del IV volume, che risulta uno dei più complessi per la concomitante presenza di più archivi di grandi e medie dimensioni. Ma purtroppo il tempo non ce lo consente. Per fortuna esso è stato presentato in diverse città, in occasione della Settimana per i beni culturali del 1994, da chi vi parla, dagli altri direttori della Guida e dai direttori degli Archivi di Stato.
Altra finalità di questa giornata è quella di riproporre ai responsabili degli Archivi di Stato, quasi tutti presenti oggi, la filosofia, la metodologia su cui si basa la Guida generale, che troppo spesso diamo per scontate. Non dimentichiamo, infatti, che a partire dal 1966, data della prima circolare riguardante i criteri per l'impostazione dell'opera, si è assistito negli Archivi di Stato ad un ricambio quasi totale, per cui molti dei funzionari impegnati oggi nell'operazione non hanno potuto usufruire dell'esperienza di coloro che li hanno preceduti. E ciò appare ancora più evidente in seguito ai primi contatti avuti per la preparazione del V volume, al quale collaborano funzionari che solo ora per la prima volta si avvicinano ai lavori della Guida.
Nella mia funzione di trait d'union tra l'Amministrazione e la redazione della Guida generale, credo necessario un breve resoconto della realizzazione di tutta l'opera e doverosa una citazione di tutti coloro che hanno contribuito con il loro impegno, a volte esclusivo, comunque sempre appassionato, a un'impresa unica nel mondo culturale sia italiano che straniero.
Un'impresa della mole e dell'impegno della Guida, sul piano del tempo, della quantità e qualità del lavoro da svolgere, non poteva che essere avviata e coordinata dal centro. Ciò però implicava che l'Amministrazione desse prova di una forte volontà politica nell'imporre certi comportamenti e nell'operare certe scelte. La Guida generale, specie nei primi anni di avvio dei lavori, è andata avanti, in verità, fra molta indifferenza e qualche ostruzionismo, anche se da parte di alcuni direttori e funzionari vi fu schietta collaborazione e in alcuni casi addirittura entusiasmo.
La Direzione generale del tempo, costituita nell'ambito del Ministero dell'interno, assunse nei confronti della Guida un atteggiamento che potrebbe definirsi di neutralità o di attesa.
Non possiamo dire onestamente quale sarebbe stato il suo atteggiamento in seguito. E non è certamente da imputarsi a volontà di contrastare l'impresa l'avere autorizzato iniziative di diverso genere che finivano in alcuni casi per diventare un comodo alibi per giustificare ritardi e contributi di non esaltante qualità, inviati solo per corrispondere alle richieste dell'Amministrazione centrale.
Con l'assunzione della Direzione da parte di Marcello Del Piazzo, al quale va il nostro commosso saluto, la situazione migliorò in quanto egli era in possesso, da archivista, di quella sensibilità culturale necessaria per apprezzare le molte valenze, anche sul piano dell'immagine, rappresentate dalla Guida. Suo merito principale fu quello di riuscire ad avere un aumento così sostanzioso degli stanziamenti finanziari, da permettere finalmente di affrontare le rilevanti spese editoriali di un'opera di tanta mole.
A questo proposito va sottolineato che il primo contratto stipulato nel 1979 tra l'Amministrazione e la casa editrice Le Monnier si riferiva ad una spesa di L. 144.500.000 a fronte di uno stanziamento in bilancio di L. 91.000.000 per l'anno 1978, che nel 1979 fu portato a L. 200.000.000. Ciò indusse evidentemente a rivedere anche i programmi editoriali, sia per motivi finanziari sia per il fatto che nella Divisione studi e pubblicazioni erano presenti solo 2 funzionari (chi vi parla e Vilma Sparvoli), oltre al direttore Piero D'Angiolini.
Vale la pena inoltre, per la trasparenza dell'azione amministrativa, comunicare che la somma totale delle spese per la stampa dei quattro volumi, di complessive 4.844 pagine, per una tiratura di 28.000 copie, è stata di L. 842.695.385 e, mi sia consentito l'orgoglio, con un costo netto medio di L. 30.000 a copia. Si sottolinea inoltre che l'impresa non ha comportato alcun onere aggiuntivo per ricerche e compensi vari, se si eccettua un modesto contributo erogato agli inizi degli anni '70 dal CNR.
Merito di Del Piazzo fu anche quello di esercitare una discreta ma continua opera di sensibilizzazione e propulsione presso gli Archivi di Stato, come pure di dotare la Divisione di alcuni funzionari che, sia pure per lo più a tempo limitato, collaboravano con la redazione centrale della Guida. Il ridestato interesse dell'Amministrazione per questo lavoro agì infine da incoraggiamento e da stimolo per quanti, in sede centrale e periferica, non avevano mai cessato di credere nell'opera e di impegnarsi per la sua realizzazione, pur se in mezzo a difficoltà e delusioni.
Il successore di Del Piazzo, Renato Grispo, in una più ampia ottica di rilancio e di valorizzazione della politica editoriale degli Archivi di Stato, non solo ha continuato a considerare la Guida impegno prioritario dell'Amministrazione, ma ha immesso nella Divisione nuovo e qualificato personale e ha procurato un notevole aumento dello stanziamento in bilancio (che per la verità si va assottigliando in questi ultimi anni a causa dei tagli alla spesa), grazie al quale sono state possibili non solo tutte le realizzazioni editoriali della Divisione studi e pubblicazioni, ma anche la partecipazione dell'Amministrazione centrale a molte attività poste in essere in seguito.
Uno dei motivi del buon esito della Guida generale è stato senza dubbio il fatto che il nucleo originario della redazione centrale è rimasto nel tempo fondamentalmente composto dalle stesse persone. I due ideatori e direttori, Claudio Pavone e Piero D'Angiolini, sia da direttori della Divisione, sia da dirigenti superiori, hanno sempre mantenuto il loro ruolo di direttori e coordinatori dell'opera; e anche dopo la fine della loro carriera nell'Amministrazione archivistica hanno continuato e tuttora continuano a seguire i lavori con immutata passione. Lo stesso dicasi per Paola Carucci, che mi ha preceduto come gli altri due nella direzione della Divisione: la Carucci ha continuato a svolgere la sua opera di direttore della Guida anche dopo il passaggio all'Università. Infine chi vi parla, anche nel periodo in cui ha ricoperto altri incarichi, ha continuato ad occuparsi dei lavori della Guida generale.
La redazione centrale è composta inoltre da Ezelinda Altieri, alla quale va riconosciuto un notevole merito nella realizzazione del IV volume, da Manuela Cacioli e Lucia Fauci, impegnate tutte nel doppio fronte dell'attività della Divisione e della redazione della Guida, che definirei più ampiamente attività dell'Amministrazione degli Archivi di Stato.
Durante i trent'anni occorsi per la pubblicazione dei quattro volumi la redazione centrale si è avvalsa anche della collaborazione di altri funzionari che ritengo doveroso citare in questa sede, scusandomi in anticipo con chi dovessi omettere: Elena Pegazzani Alfieri, che purtroppo non è più con noi, Paolo Buonora, Eugenio Lo Sardo, Giuseppe Cipriano, Loretta De Felice, Elvira Gerardi, Paola Munafò, Lucia Salvatori Principe, Laura Vallone. E ancora Francesca Anania, Rita Di Loreto, Mirella Goglia, Margherita Martelli, che collaborarono da esterne all'Amministrazione. Va citato inoltre l'apporto determinante di Edvige Aleandri Barletta, per gli indici, e di Filippo Valenti per la revisione di alcune voci e per il prezioso parere espresso su taluni problemi. Infine Maria Motta, che si è sobbarcata il gravoso incarico del controllo e dell'integrazione della ricca bibliografia che completa la descrizione archivistica dei fondi conservati negli Archivi di Stato.
La compattezza dello staff ha consentito che il lavoro potesse protrarsi così a lungo nel tempo senza fratture o discrasie nei criteri metodologici e nelle fasi operative.
Ho lasciato volutamente per ultima la menzione di chi ha diviso con noi la gran parte delle gioie, delle delusioni e, perché no, delle frustrazioni che la Guida ci ha di volta in volta procurato: Vilma Sparvoli, che fu la prima della seconda generazione ad essere cooptata nella redazione centrale e che purtroppo non ha potuto tagliare con noi il traguardo finale.
Un ringraziamento particolare va infine a tutti coloro che hanno permesso la realizzazione dell'opera. I curatori delle singole voci e tutti i loro collaboratori negli Archivi di Stato, nonché tutto il personale della Divisione studi che a vari livelli ha collaborato all'impresa, compreso chi, pur non essendo impegnato direttamente in essa, ha contribuito in maniera indiretta alla realizzazione della Guida.
Ciascun volume ha seguito un iter più o meno costante. Dopo la raccolta dei dati e la prima elaborazione, la redazione centrale ha intrapreso il lavoro di controllo delle singole voci e di confronto con quelle appartenenti alla stessa area storico-geografica. Le due operazioni, che erano state concepite per essere svolte in due distinte fasi, si sono in realtà sovrapposte. Questo modo di procedere si è reso necessario per la mancanza di solidi e puntuali studi di storia istituzionale, per il permanere presso ciascun istituto di vischiosità archivistiche spesso mascherate come «singolarità» e «specificità», per lo stato di isolamento culturale in cui si trovavano a volte i funzionari degli Archivi di Stato minori. Ciò ha richiesto il confronto di molte voci con quelle di Archivi contermini o in cui fossero comunque descritti fondi similari. In questa fase del lavoro occorre dare atto ad alcuni colleghi della periferia di avere collaborato con grande zelo all'opera di raccolta di dati storico-istituzionali relativi alle magistrature uniformi. Il che non ha tuttavia esentato, se non in parte, la redazione centrale dal controllo e dal confronto sulle raccolte di leggi - quando esistevano - delle notizie giuridiche che si riferivano ai singoli fondi: denominazione esatta del fondo, secondo l'ente produttore delle carte; data di istituzione dell'ente stesso di per sé non necessaria, ma resa tale da eventuali anomalie nella datazione dei documenti che veniva fornita nella voce e, per gli stessi motivi, data di soppressione dell'ente; competenze dell'ufficio per il controllo della denominazione della serie e per il chiarimento di intitolazioni di serie di per sé incongrue o poco significative per il lettore non specialista.
Un lavoro molto gravoso per la redazione è stato il controllo dei toponimi, come si può leggere nell'introduzione del I volume, che ha comportato una lunga, defatigante opera di ricerca su strumenti recenti come gli Annuari dell'ISTAT e del Touring Club, e meno recenti come il Giustiniani per il Mezzogiorno continentale o il Repetti per la Toscana, per citarne alcuni.
Altra gravosa incombenza è stato il controllo e l'integrazione dei dati bibliografici. Il controllo è stato non solo formale (integrazione delle lacune dei dati editoriali, in più casi risultati imprecisi), ma anche sostanziale, ad esempio al fine di escludere la segnalazione di opere che avessero un carattere meramente storico e non fossero funzionali alla documentazione descritta. D'altro canto, nel corso dei controlli si sono rinvenuti titoli non citati dagli autori che si è ritenuto opportuno segnalare.
Per nessuna voce è stata sufficiente una sola stesura. Anche voci che sulle prime sono apparse soddisfacenti, alla luce dell'esperienza via via maturata dai redattori si sono poi rivelate bisognose di modifiche, correzioni, chiarimenti. Nessuna voce ha avuto meno di tre stesure. Talvolta gli stessi autori delle voci o i funzionari che sono loro subentrati per vicissitudini di carriera hanno giudicato opportuno revisionare il lavoro anche per nuove accessioni o successivi lavori di ordinamento e inventariazione sopravvenuti nel corso del tempo.
Alla luce di quanto detto in precedenza mi sembra opportuno aprire una parentesi sui rapporti tra componenti della redazione centrale e funzionari degli istituti periferici che hanno redatto le voci.
Non sembri un'inutile digressione; una riflessione del genere appare necessaria al fine di chiarire le situazioni che si creano quando un lavoro tanto vasto coinvolge un gran numero di persone sparse in Istituti disseminati in un paese con una storia ricca e variegata come l'Italia. E si rifletta altresì sul fatto che quella della Guida è stata la prima esperienza di lavoro scientifico di équipe realizzata dall'Amministrazione archivistica con metodi di coordinamento e di gestione saldamente centralizzati.
Si è già detto che inizialmente, salvo pochi casi, l'atteggiamento fu di scetticismo, resistenza passiva o addirittura palese ostilità. La Guida fu giudicata una delle tante iniziative messe in cantiere dal centro e destinata ad insabbiarsi e ad esaurirsi nel tempo, troppo ambiziosa sia per la quantità di lavoro che richiedeva ad un personale che nel 1969 era numericamente scarso (meno di 300 funzionari direttivi), sia per gli schemi di inquadramento giudicati troppo accentratori e uniformi, rispondenti ad una logica di mortificazione della ricchezza e varietà storica delle situazioni locali.
Quando i lavori erano da poco iniziati e mentre già molti colleghi della periferia cominciavano a rendersi conto della opportunità e della fattibilità dell'iniziativa, sopravvennero le leggi relative alla dirigenza e all'esodo degli ex-combattenti e assimilati, che causarono il pensionamento anticipato di molti funzionari e di alcuni tra i migliori per competenza e capacità di lavoro. Ciò provocò in molti casi l'interruzione del rilevamento dei dati e della compilazione delle voci e costrinse la redazione centrale a riprendere una paziente opera di sensibilizzazione dei funzionari che assumevano le direzioni di istituti in cui talvolta non avevano mai operato in precedenza. Per qualche voce si ritenne opportuno lasciare il compito della stesura a funzionari in pensione.
Il trascorrere del tempo e il mutamento delle persone si è tuttavia alla lunga rivelato proficuo per il completamento delle voci della Guida: i collaboratori quasi sempre sono entrati in sintonia con le esigenze di chiarezza, di precisione, di uniformità di descrizione dei dati (sia pure nel rispetto della varietà e della molteplicità delle situazioni locali) che la redazione centrale ha manifestato; ed anche sul piano dei rapporti umani la situazione si è evoluta per lo più in modo soddisfacente. I collaboratori degli Archivi di Stato sono giunti ad accettare anche quelle correzioni di stile che apparivano necessarie per quel principio di reductio ad unum che rende più facilmente leggibile uno strumento di tipo enciclopedico quale si presenta la Guida generale per i fondi conservati negli Archivi di Stato italiani.
Tornando allo svolgimento dei lavori, una volta che le voci destinate a costituire il I volume parvero giunte ad un soddisfacente livello di elaborazione, si passò alla fase della preparazione tipografica. Anche in questo caso (come del resto per la prima redazione delle schede e dei dattiloscritti) non esistevano precedenti che potessero in qualche modo servire da esempio. Fu necessario procedere per tentativi, mediante diverse prove di stampa di diversi tipi di voci, fino a giungere ad una pagina che, nell'equilibrio dei caratteri, dei corpi di stampa, degli spazi, offrisse un quadro chiaro e leggibile, anche a prima vista, dei dati di ogni fondo archivistico.
I volumi successivi hanno beneficiato dell'esperienza accumulata nel corso dei lavori del I volume sia sotto il profilo metodologico che sotto quello pratico, facendo sì che ogni nuovo volume fosse migliore del precedente.
Per ogni volume sono stati necessari più di due anni di lavoro in tipografia, sia per la mole, sia per la necessità di correggere con la massima attenzione pagine dense di cifre (date, consistenze) e in cui anche gli spazi e la punteggiatura hanno un significato logico e vanno quindi rispettati.
Sono state necessarie 4-5 bozze, di cui 2 impaginate. Particolarmente gravose si sono rivelate le correzioni delle note a pié di pagina, nonché i rinvii interni alla singola voce e tra voce e voce, che sono risultati numerosi e necessari in tanti casi di documentazione che si divide, si accorpa e si intreccia nei fondi di diversa denominazione o addirittura in più Archivi di Stato. Alla correzione ultima e al licenziamento per la stampa della copia cianografica finale di tutti i volumi si è provveduto recandosi direttamente a Firenze presso la Tipografia Ariani e l'Arte della stampa della casa editrice Le Monnier, che si ringrazia per la collaborazione offerta specialmente da parte del suo amministratore rag. Bruno Vella, che nel corso degli anni è in pratica entrato a far parte, per quanto di sua competenza, della redazione centrale.