Chi ha avuto modo di dare uno sguardo ai volumi pubblicati della Guida generale, avrà subito notato come l'ordinamento scelto per inquadrare i singoli fondi sia stato l'ordinamento storico. In una prima parte compaiono gli archivi degli antichi regimi e poi del periodo napoleonico e della Restaurazione. In una seconda parte compaiono gli archivi prodotti dopo l'Unità.

         La Guida provvede, comunque, ad orientare lo studioso in almeno due modi. Il primo, appunto, è quello che fa seguire al titolo della magistratura la definizione del suo ambito istituzionale, della sua sfera d'azione nel tempo e quindi degli oggetti ricompresi nella sua più o meno ampia competenza. Sicché quelle notizie storico-giuridiche che seguono al titolo del fondo - puntuali e tratte per lo più dalle stesse antiche fonti istituzionali - non sono, benché scritte in corpo più piccolo, un di più, un arricchimento solo dotto nell'economia della voce ma ne costituiscono una parte essenziale. Esse rispondono appunto al primario bisogno pratico di definire quale era in antico l'ambito d'azione dell'ufficio per potere, come si è visto, capire se in quall'ambito può rientrare l'oggetto di una ricerca attuale.

         E quindi le notizie in discorso sono brevi ed essenziali. Inutile sarebbe stata (ciò è stato chiarito anche nell'Introduzione alla Guida) ogni divagazione non necessaria e funzionale alla presentazione del fondo così come oggi costituito.

         L'altro modo con cui lo studioso è aiutato nella sua ricerca è l'eventuale menzione di tutte o delle più importanti serie del fondo. In questo caso è l'ufficio stesso che, al di là della legge che l'ha regolamentato, nel costituirsi praticamente e poi nel corso della sua attività, si è dato un'articolazione particolare, ripartendo la sua generica competenza in più specifiche classi di oggetti da trattare, classi che verranno appunto a costituire le sue serie.

         A tutti è noto che, nei moderni uffici specialmente, l'archivista ha a disposizione un titolario, una classificazione di materie sulla base della quale egli ripartirà le pratiche. Questo titolario è quello al quale lo studioso potrà far capo per individuare il suo tema di studio.

         Tornando alle notizie storico-giuridiche accennate è facile capire perché la redazione ha pensato bene di raccoglierne alcune in apposito volume, accanto agli indici. Il problema è semplicemente pratico: se degli uffici centrali che compaiono una volta sola è agevole dare notizia direttamente nel testo, lo stesso non può dirsi di quegli uffici locali - un vicariato, una pretura - che compaiono più e più volte, spesso di seguito, in una stessa voce. In questi casi non si poteva pensare a una continua ripetizione delle medesime notizie nel testo stesso, che ne sarebbe stato irragionevolmente appesantito. Per questi uffici, previsti come identici dalle stesse leggi istitutive e semplicemente diversificati in quanto operanti ciascuno in una diversa zona territoriale, si è pensato di rimandarne e concentrarne la definizione in appositi repertori da raccogliere in un quinto volume.

         Una sola scheda, quindi, per ogni ufficio di polizia, per ogni tribunale, naturalmente purché appartenenti ad un medesimo ordinamento giuridico. E nella medesima scheda l'indicazione dei vari luoghi ove l'ufficio operò lasciando memoria di sé. I repertori saranno così repertori di uffici di ciascuno Stato; in particolare avremo un quadro delle strutture giuridiche degli Stati regionali preunitari. La redazione ha deliberatamente escluso qualsiasi discorso che possa far pensare nello stile, nella completezza del panorama giuridico, ad una sia pur sintetica storia del diritto o dei diritti dei singoli Stati. Fra l'altro - come si è accennato - vi compariranno soltanto le schede degli uffici dei quali esiste nella Guida un lascito di carte. Tuttavia, pur nel suo andamento schematico e nelle sue lacune, ogni repertorio finirà per riflettere in modo abbastanza chiaro l'intero sistema giuridico cui si riferisce. Ciò soprattutto perché la redazione, pur partendo dalla copiosa dottrina e dalle consuete storie del diritto, ha poi cercato di andare oltre - o se si vuole di tornare indietro - per rifarsi direttamente ai testi di legge antichi e moderni.

         In questi ultimi - tenendosi anche al riparo da possibili errori interpretativi - ha ritrovato quella precisione di termini e quella essenzialità tipica per lo più del legislatore e spesso quella chiarezza che si confà al tipo di repertorio ideato.

         L'analisi degli organi amministrativi e giudiziari segue in esso un certo ordine: nascita e definizione della magistratura, suoi compiti e sue strutture, sue principali variazioni nel tempo, sua estinzione; ed organi che eventualmente ne proseguono le funzioni. Tutto ciò, come si è detto, brevemente: in una pagina o poco più. Ma il quadro che ne deriva non è - ripetiamo - così lacunoso come potrebbe sembrare. Intanto la citazione puntuale delle fonti può dare adito a chi lo desideri, studioso come archivista, di compulsare direttamente il testo integrale della legge e di ricostruire l'istituto in tutta la sua ampiezza. Poi, anche da quei soli articoli essenziali riportati delle leggi, emergono collegamenti tra un ufficio e l'altro, le cui descrizioni vengono così a completarsi reciprocamente facendo emergere, anche se i suoi uffici sono singolarmente trattati, l'intero edificio dell'amministrazione cui appartengono. Così, ad esempio, la descrizione di un ufficio giudiziario di primo grado non potrà non rifarsi al sistema giudiziario intero, fino al suo organo supremo. Anche perché il sistema è di solito regolato nel suo insieme da una medesima legge organica. E così nelle leggi che regolano un servizio amministrativo riappaiono gli organi centrali da cui il servizio dipende; organi che, come si è visto, sono stati esclusi dai repertori per riservarli al testo stesso della Guida ma che comunque anche qui compaiono, e questa volta svelando meglio i collegamenti con gli uffici inferiori e locali ai quali fanno corona in un unico sistema.

         Nei repertori l'ordine di collocazione delle schede delle magistrature, all'interno di ogni ordinamento giuridico, è quello stesso adottato dalla Guida per i fondi corrispondenti. Vengono collocati prima gli organi del potere esecutivo - politica interna, attività finanziaria, economica e sociale, pubblica istruzione e uffici militari - poi quelli giudiziari dai gradi più bassi ai più alti. Si ha così la possibilità di confrontare, in parallelo, da una parte, nel repertorio, la situazione ideale delle magistrature, dall'altra, nella Guida, la situazione reale dei fondi che vi corrisponde.

         Nelle schede di repertorio sono state riportate, tra l'altro, le tabelle con i quadri territoriali degli uffici, ciascuno con la sua sede e il suo ambito di competenza; questo sempre che fossero previste dal legislatore e inserite nei testi stessi di legge. Queste tabelle potranno tornare utili sia agli studiosi che agli archivisti. Questi ultimi, se già non lo avessero fatto, potranno avere agio di identificare immediatamente tutti e soli quei luoghi nei quali potranno presumere di trovare ancora lasciti di antichi uffici. Potranno poi sciogliere miscellanee che avessero ancora da ordinare per riportarle agli uffici da cui provengono.

         Anche lo studioso potrà, così, avere sott'occhio, per qualsivoglia accertamento, un panorama dell'intera distribuzione territoriale dell'ufficio che interessa la sua ricerca.